Cara Membuat Laporan Acara Yang Benar

Sangat dimungkinkan bagi Anda untuk menulis laporan acara guna dapat menilai tingkat kesuksesan suatu acara dengan melakukan perbandingan terhadap hasil dan tujuannya. Laporan acara sendiri diperlukan perusahaan atau individu yang mengadakan acara untuk menentukan apakah perlu dilakukan perubahan. Terdapat sejumlah cara untuk memastikan laporan acara sukses dibuat dengan baik. Anda akan membutuhkannya apabila ingin mengadakan acara yang lain.

Berikut ini saya paparkan beberapa tahapan yang perlu Anda lakukan untuk menyusun acara secara baik dan benar.

Cara Menyusun Laporan Acara

• Tentukan gaya presentasi dan format untuk setiap audiensi. Laporan acara dapat dijilid, distaples, dalam format PDF, peresentasi PowerPoint, atau lainlainnya.
• Ciptakan proses untuk memantau informasi yang dibutuhkan di sepanjang acara. Anda tidak boleh hanya mengandalkan ingatan saja karena hal ini tidaklah cukup. 
• Ringkas laporan ke poin inti. Salah satu masalah pada laporan acara adalah cenderung hanya sedikit membahas agenda acara atau berfokus pada penyataan yang bagus-bagus saja. Jangan lakukan hal ini. Sebaiknya Anda menyorot poin-poin inti dengan jelas dan analitis. 

Menempatkan Isi yang Tepat Didalam Laporan 

• Tuliskan ringkasan eksekutif. Laporan acara harus menyertakan ikhtisar yang merupakan versi ringkas dari laporan lengkap. Anggap ringkasan eksekutif sebagai sebuah pendahuluan laporan acara.
• Sertakan bantuan visual dalam di laporan Anda. Sering kali laporan menjadi lebih efektif jika dilengkapi grafik yang mengilustrasikan tren statistik, alih-alih sekadar melaporkan sekelompok angka kepada pembaca. 
• Dokumentasikan semua iklan dan paparan media. Sebaiknya, Anda menilai perbandingan media yang dihasilkan dengan tujuan acara yang diuraikan. 
• Sertakan pernyataan tujuan acara. Anda harus menghubungkan tujuan acara dengan hasilnya, maka pastikan Anda mencantumkan pengingat terkait misi awal acara dan tujuan yang ditetapkan. 
• ertakan informasi keuangan dari laporan acara. Anda harus memberikan pembahasan mendetail dari anggaran pelaksanaan acara dan pengeluaran aktual. Pastikan Anda mencantumkan perbandingan anggaran dengan pengeluaran aktual, serta menyorot beberapa hal yang berjalan baik dan area-area yang perlu ditingkatkan.
• Sertakan statistik yang relevan dengan pembaca. Jangan sampai laporan Anda dipenuhi informasi yang manis-manis saja. Jumlah orang yang menghadiri acara merupakan salah satu data yang perlu Anda sertakan. Sebaiknya, Anda memberikan data yang dapat diukur di dalam laporan. 
• Sertakan unsur kualitatif \yang mengontekstualkan data. Laporan Anda harus menyertakan beberapa statistik, tetapi Anda juga memerlukan kutipan orang untuk memberikan umpan balik yang berhubungan dengan konteks. 

Menyelesaikan Laporan Acara

• Buatlah laporan acara tepat pada waktunya. Usahakan menulis dan menerbitkan laporan secepat mungkin setelah acara. Pastikan Anda menjadwalkan hal ini di kalender untuk memastikannya tepat waktu. Beberapa orang menyarankan untuk menerbitkan laporan 30 hari setelah acara, tetapi lainnya berpendapat bahwa laporan sebaiknya diterbitkan beberapa saja setelahnya.
• Ulas laporan acara Anda. Pastikan laporan acara menggunakan tata bahasa yang baik dan tidak ada salah eja, tanda baca, dan kesalahan lainnya.  

Demikian panduan membuat laporan acara yang bagus. Semoga Anda tidak menemui kesulitan berarti dalam menyusun laporan acara Anda.